重点收集
从机构方面讲，本的机要收发部门、各内部机构等是收集的重点。从个人方面讲，单位主要---、办公室主任、秘书、机要收发人员、内部机构负责人以及内勤人员等是收集的重点。从文件内容讲，记述和反映本主要职能活动和历史面貌的，方针政策性强、科研价值高凭证作用大的文件材料，是收集的重点。
重点收集
从机构方面讲，本的机要收发部门、各内部机构等是收集的重点。从个人方面讲，单位主要---、办公室主任、秘书、机要收发人员、内部机构负责人以及内勤人员等是收集的重点。从文件内容讲，智慧档案馆设计，记述和反映本主要职能活动和历史面貌的，方针政策性强、科研价值高凭证作用大的文件材料，是收集的重点。
近年来，我国档案事业取得了长足的发展，档案事业的规模扩大了，数量也逐日增多，档案的种类日趋多样化，信息量迅速膨胀。但传统档案管理手段与技术所导致的问题日益突显。
传统方式下，档案入馆后先需进行分类、排序，并去装订，然后由人工撰写档案盒的相关信息，智慧档案馆施工，然后手工抄写档案目录，并将目录连同档案一起封装入档案盒内。这种操作方式耗费大量活劳动和时间，导致较多档案入馆后被长期堆放、一隅得不到及时整理归档。此外，档案编目与档案盒誊写多为简单、重复性劳动，手工处理方式使得整个流程既繁琐又低效。
实现档案资料管理的智能化、信息化。按照档案资料日常的存储、查询、借阅、归还、防盗等具体业务，对档案流通进行动态的管理，系统通过rfid标签作为信息载体，对每个档案流通的每个环节进行数据采集和监控，实现档案业务办理的自动化，从而取代传统的工作流程。
系统实现了从档案的产生，入盒，山东智慧档案馆，上架，下架，借阅，归还，销毁等环节的一个闭环管理，同时这些过程完整的记录在系统数据库中，智慧档案馆厂家，实现档案全生命周期的管理，为工作人员查找档案提供了方便，节省了时间，提高了工作效率。
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